Papierloos vergaderen: hype of uitkomst?

Steeds vaker kiezen besturen voor de aanschaf van een Tablet voor hun directieleden zodat deze ingezet kunnen worden voor het papierloods vergaderen. Is dit slechts een hype? Of is het de toekomst?

Belangrijk bij de aanschaf van een tablet is om van tevoren goed na te denken over het doel en de praktische toepasbaarheid. Vaak zien we dat er zomaar een apparaat wordt aangeschaft, zonder dat er goed wordt nagekeken of de toepassingen uit te wisselen zijn met het netwerk die op een school of op een bestuurskantoor draait. Vragen die beantwoord dienen te worden zijn: Waar wil je de Tablet voor inzetten? Welke toepassingen wil je daar voor gebruiken? Is de draadloze verbinding hier geschikt voor? Hebben de gebruikers de vaardigheden om dit te gebruiken?

De meeste gebruikers geven aan dat ze graag vergaderstukken met elkaar willen delen. Dit zou je kunnen doen via bijvoorbeeld een Dropbox account. Dropbox is een gratis dienst waarbij je gratis 1 gigabyte aan data in een online hardeschijf kunt opslaan. Je kunt de bestanden uploaden via de site. Het is ook mogelijk om een stuk software te installeren die ervoor zorgt dat je online dropbox map in je verkenner komt te staan. Het grote voordeel van een Dropbox map is dat je bestanden met elkaar kunt delen. Op deze manier ontstaat er eigenlijk een soort netwerkschijf. Een nadeel van de Dropbox software is dat deze niet te installeren is binnen een netwerk. Dit ligt dus niet aan uw netwerkleverancier maar aan de software van Dropbox.

Ook de gratis onderwijsdiensten van Live@edu bieden veel mogelijkheden voor het papierloos vergaderen. Zo kan met de mailoplossing de mail overal gecontroleerd worden, doordat de mailtjes online worden opgeslagen. Je kunt ook eenvoudig in de agenda van een collega kijken, zodat je op een efficiënte manier een afspraak kunt plannen. Ook Live@edu biedt een online hardeschijf, deze is genaamd Skydrive en ook hier is een App voor beschikbaar.

Mijn ervaring leert dat vergaderingen waarin deelnemers werken met Tablets veranderen. Deelnemers kunnen tijdens de vergadering gemakkelijk allerlei zaken raadplegen. Voor buitenstaander kan dit ongeïnteresseerd overkomen. Naar mijn idee behoeft dit wat gewenning. Een voordeel van papierloos vergaderen zit al in de naam verweven. Het is niet langer noodzakelijk grote stapels papier mee te nemen naar een vergadering. Er zit ook een kritische kant aan. Het is prettig om zaken te raadplegen en om zaken te verwerken. Dat moet in dit geval op hetzelfde device. Dit wordt door gebruikers als lastig ervaren.

Blijf op de hoogte!

Wil jij op de hoogte blijven van vacatures, traineeships en loopbaanontwikkeling?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.

aanmelden