Vijf tips voor de adoptie van SharePoint

Het succesvol werken met SharePoint valt of staat met een geslaagde adoptie. Vanuit de cloud kan men informatie opslaan, delen en gebruiken vanaf elk apparaat, maar eindgebruikers worstelen vaak met deze praktische veranderingen. Zij krijgen het gevoel dat ze noodgedwongen moeten overstappen op een andere werkwijze. Hoe zorg je ervoor dat SharePoint toch makkelijk geadopteerd wordt in je organisatie? Ik zet vijf tips op een rij.

1. Zet de mens centraal

De succesvolle adoptie van SharePoint ligt niet op technisch vlak, maar voornamelijk op het menselijk vlak. SharePoint moet niet afgestemd zijn op de behoefte van de organisatie, maar op die van de gebruikers. Immers werken zij er dagelijks mee. Aan het einde van de rit heb je niets aan een platform dat nauwelijks wordt gebruikt. Bedenk daarom altijd dat SharePoint een middel is en niet een doel.

2. Creëer draagvlak

Op managementniveau is er vaak besloten om ‘het helemaal anders te gaan doen’ en een nieuw platform te gaan gebruiken. Dit besef is er bij de eindgebruikers veel minder. Kom daarom niet aan met “Vanaf maandag gaan we SharePoint gebruiken en hierbij heb je de instructie”, maar vergroot de betrokkenheid van medewerkers. Betrek hen snel in het proces en vertel wat de voordelen zijn van het werken met SharePoint. Dankzij het versterken van commitment voorkom je dat medewerkers zich afzijdig voelen en vervolgens niet enthousiast zijn.

3. Ga zo gefaseerd mogelijk te werk

Maak een plan waarin de toegevoegde waarde van SharePoint voor jouw organisatie staat en wat het einddoel van je implementatie is. Neem kleine stappen door gebruikers te laten wennen aan het werken met SharePoint. In één keer alle facetten implementeren is zeer onverstandig. Ga daarom stapsgewijs aan de slag.

4. Maak het niet te moeilijk

SharePoint bestaat uit tal van instrumenten en functionaliteiten. Welke oplossingen heb je daadwerkelijk nodig en welke niet? Vorm een basis van waaruit je start en richt deze dusdanig in dat het door medewerkers ervaren wordt als een handig middel om hun werk uit te voeren.

5. Train, train en train

Gebruikers moeten wegwijs gemaakt worden in het nieuwe landschap van SharePoint. Maak instructies en train gebruikers hoe ze om moeten gaan met het plaatsen en delen van documenten. Vanuit web2work zijn we tijdens de adoptieperiode op locatie om SharePoint te introduceren aan eindgebruikers. Maar ook na deze periode is het handig en wenselijk om persoonlijk contact te houden. Zo geven we bijvoorbeeld voor het onderwijs ondersteuning aan scholen in samenwerking met de didactische specialisten van ons zusterbedrijf Heutink ICT. Zij spreken de taal van de leraren en weten exact wat er speelt in het onderwijs. Dankzij die ondersteuning verloopt een adoptie van SharePoint gemakkelijk.

Benieuwd hoe we u kunnen helpen met de adoptie van SharePoint? Neem contact met ons op.

Hans Spiele

Hans Spiele is SharePoint consultant bij web2work. Hij helpt bedrijven en scholen met hun overgang naar SharePoint of het verbeteren van hun huidige omgeving.

Blijf op de hoogte!

Wil jij op de hoogte blijven van vacatures, traineeships en loopbaanontwikkeling?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.

aanmelden