Office 365 op iPad en iPhone

Met Office 365 en tablet computers in opmars krijgen wij vaak de vraag of Office 365 goed gebruikt kan worden op de iPad en iPhone. In dit artikel laten we zien wat de mogelijkheden en beperkingen zijn ten aanzien van email & agenda’s, documenten en communicatie.

Office 365 kernfuncties

Office 365 bestaat in essentie uit onderstaande 3 onderdelen:

  • Exchange Online voor email, agenda, taken en contactpersonen
  • Sharepoint Online voor samenwerken en documenten opslaan, raadplegen en bewerken
  • Lync Online voor communcatie en aanwezigheid

Hiervan zijn Exchange en Sharepoint benaderbaar via zowel via de web browser als via de bijbehorende client toepassingen: Outlook en Office 2007/2010. Deze client toepassingen zijn vooral bekend van de PC, we zullen dus kijken hoe dit op de iPhone en iPad uitpakt.

Office 365 op de iPad

Email, agenda, taken en contactpersonen.

Hiervoor kan Office 365 op 2 manieren worden geraadpleegd: 

  • Via de Outlook Web App binnen de Safari web browser. Dit werkt prima maar is naar onze mening niet geoptimaliseerd voor aanraakschermen zoals op de iPad. De knoppen en teksten zijn erg klein en dit navigeert en leest niet echt heel prettig. Taken lijken niet ondersteund te worden in de Outlook Web App. Het URL is http://m.outlook.com/
  • Via de ingebouwde Mail applicatie. De iPad Mail applicatie werkt zoals we van Apple gewend zijn heel prettig en navigatie is snel en gemakkelijk. Ook het verplaatsen, beantwoorden en doorsturen van berichten is erg gemakelijk. Bijkomend voordeel van de ingebouwde Mail app is dat je notificaties krijgt van nieuwe berichten en direct email via je Office 365 account kan versturen vanuit andere iPad apps.

De iPad Agenda applicatie is een lust om mee te werken, het is eenvoudig door weken te bladeren, afspraken te bekijken en te bewerken, veel ruimte voor verbetering is hier niet! Ook krijg je desgewenst automatisch een alarm melding bij afspraken zoals we dat in Outlook gewend zijn.

De Herinneringen app is geintroduceerd in IOS 5 en geeft een eenvoudig en helder overzicht van gesynchroniseerde Outlook taken. Gemarkeerde emails worden niet in de Herinneringen app weergegeven maar alleen als vlaggetje in de Email app.

Samenwerken en Documenten

Ook hiervoor kan Office 365 op 3 manieren worden geraadpleegd:

  • Via de reguliere Sharepoint web pagina. Indien we via Safari via het portaal of het gebruikelijke URL naar de Team Site gaan komen we op de ‘normale’ Sharepoint pagina terecht. Deze ziet er behoorlijk goed uit en is ook goed bruikbaar. Toch zijn, net als bij de Outlook Web App, tekst en knopjes wat klein voor comfortabel en snel gebruik. Het bewerken van Office documenten via de browser werkt ook, zij het met horten en stoten, maar al met al geen slechte poging van Microsoft!
  • Via de mobiele Sharepoint pagina. Door de extensie ?Mobile=1 achter het gebruikelijke Sharepoint URL te plakken komen we op de mobiele Sharepoint pagina. Deze site is ontwikkeld voor apparaten met kleine schermen en biedt met eenvoudige tekstlinks optimale compatibiliteit. Hierdoor ziet het er wat spartaans uit maar het werkt prima voor incidenteel benaderen van documenten en lijsten. Office documenten kunnen zelfs via de ingebouwde viewer worden bekeken.
  • Via een additionele app. Met een app als Shareplus kan Sharepoint eenvoudig worden geraadpleegd. Het voordeel van een dergelijke app is dat het gebruik voor de iPad en iPhone is geoptimaliseerd met grote knoppen en icoontjes, dit werkt erg prettig. Dit wordt niet door alle partners ondersteund.

Communicatie

Office 365 communicatie kan maar op één manier, namelijk via de Lync 2010 applicatie voor de iPad. Hiermee kan afwezigheidsinformatie worden bekeken en kunnen chatberichten worden verstuurd. Voice en video wordt vooralsnog niet ondersteund.

Office 365 op de iPhone

Email, agenda, taken en contactpersonen.

Hiervoor geld in grote lijnen hetzelfde als voor de iPad ware het niet dat de Outlook Web App via de iPhone Safari browser eigenlijk nauwlijks werkbaar meer is door de kleine schermafmetingen. Je moet dan wel heel veel in- en uitzoomen. Het best werken de ingebouwde apps.

Samenwerken en Documenten

Ook hier geld eigenlijk hetzelfde als hierboven, de reguliere Sharepoint pagina is te groot om prettig mee te kunnen werken. De mobiele Sharepoint pagina komt hier wat meer tot zijn recht en ook een applicatie als Shareplus werkt prima.

Communicatie

Hiervoor geld hetzelfde als op de iPad met het verschil dat een contactpersoon met een druk op de knop via de ‘gewone’ mobiele telefoon gebeld kan worden.

Conclusie

Zowel de iPad als de iPhone zijn prima te gebruiken in combinatie met Office 365 maar onze voorkeur gaat hierbij wel uit zoveel mogelijk van de ingebouwde en add-on iPad/iPhone apps gebruik te maken. De Office 365 web applicaties zijn nog niet geoptimaliseerd voor intensief mobiel gebruik maar zijn een prima alternatief voor incidentele toegang.

Blijf op de hoogte!

Wil jij op de hoogte blijven van vacatures, traineeships en loopbaanontwikkeling?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.

aanmelden