Fileserver of SharePoint?

Als het gaat om het veilig opslaan en delen van bestanden zijn er vele oplossingen. De klassieke manier is het gebruik van een file server, een zware computer met veel opslagcapaciteit in het bedrijfsnetwerk.

Een steeds meer gebruikte aanpak is om bestanden onder te brengen in Microsoft SharePoint, een oplossing gericht op het delen van informatie binnen de organisatie. Maar wat zijn nu eigenlijk de voor- en nadelen van beide oplossingen? Wij zetten enkele punten voor u op een rijtje:

Voordelen SharePoint

  • Versiebeheer. SharePoint kan verschillende versies van een bestand bewaren.
  • Application aware. SharePoint integreerd met Office, dit betekent bijvoorbeeld dat bij het opslaan van een document niet het gehele document opnieuw hoeft worden verzonden maar slechts de wijzigingen.
  • Cocreatie. In samenhang met bovenstaande item is het mogelijk met meerdere personen gelijktijdig aan een Office document te werken waarbij men elkaars wijzigingen te zien krijgt.
  • Workflows. Het is mogelijk workflows te koppelen aan documenten, zo kan bijvoorbeeld een email gestuurd worden naar een beoordelaar en kan het document bij goedkeuring naar een andere map worden geplaatst.
  • Office Web Apps. In combinatie met Web Apps is het mogelijk documenten online te bekijken of te bewerken. Dit is vooral handig wanneer je een document wilt bewerken of bekijken op een computer waarop geen Office is geïnstalleerd.
  • Notificaties. Het is met SharePoint mogelijk via rss of email op de hoogte gehouden te worden van nieuwe of gewijzigde documenten.
  • Vinden van informatie. Met de zoekfunctie in SharePoint kunnen documenten en informatie worden gevonden op basis van documentinhoud of meta-informatie (extra informatie door de gebruiker gedefinieerd). Aangezien deze informatie vooraf is geïndexeerd is dit razendsnel.
  • Standaardisatie. Door het gebruik van formulieren, workflows en documentsjablonen kan ervoor worden gezorgd dat de juiste informatie wordt verzameld, op een vaste manier wordt verwerkt en dat documenten de juiste opmaak hebben. Sjablonen kunnen per document-type worden gedefinieerd zodat zoektochten naar de juiste sjablonen verleden tijd zijn.

Voordelen file server

  • Werken met niet-Office bestanden. Bij het bewerken van niet office bestanden in SharePoint moeten bestanden eerst worden uitgecheckt en gedownload alvorens ze kunnen worden bewerkt, hierna dienen ze weer worden geupload en ingecheckt. Dit is vrij omslachtig en niet erg snel. Een alternatief is het synchroniseren van deze bestanden in SharePoint Workspace en ze hierin op te slaan. Het synchroniseren gebeurt dan op de achtergrond.
  • Werken met databases en applicaties. Bedrijfsapplicaties (zoals boekhoudsoftware) werken soms in een client/server modus, dat wil zeggen dat op de server een centrale applicatie/database actief is waarmee de clients (de werkstations) communiceren. Dit soort applicaties vereisen gebruik van een lokale file server.
  • Grote grafische en multi-media bestanden. Zeker in SharePoint Online is opslagcapaciteit duur, daarnaast is het werken aan deze grote bestanden in het lokale netwerk sneller dan over een, veelal tragere, internetverbinding. SharePoint Online is daarbij beperkt tot een maximale bestandsgrootte van 100MB.

Voordelen SharePoint Online

SharePoint Online wordt gehost door Microsoft, heeft geen hoge aanschafkosten en er is geen omkijken naar hardware, beheer, updates en back-up. De abonnementsprijzen zijn zeer redelijk bij gemiddelde datahoeveelheden en daarbij krijgt men ook kosteloos extranet licenties voor toegang door partners. Wel zal enige inspanning vereist zijn voor het migreren van data en het trainen van werknemers in het gebruik van Sharepoint

Samenvatting

SharePoint is veel meer dan een fileserver maar vereist een andere manier van werken. Het is een subliem platform voor samenwerken en delen van informatie, niet alleen voor documenten maar ook voor web-pagina’s, taken, formulieren, discussies en lijsten.

SharePoint kan zo eenvoudig of complex zijn als nodig, in de simpelste vorm is het een online file server die heel geschikt is om op te werken met Microsoft Office documenten. In meer complexe vormen kan het de informatiestromen binnen de organisatie structureren en processen vereenvoudigen.

Blijf op de hoogte!

Wil jij op de hoogte blijven van vacatures, traineeships en loopbaanontwikkeling?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.

aanmelden