Winvision helpt Baalderborg Groep met IT-adoptie

De Baalderborg Groep vernieuwt dit jaar zijn digitale werkplek en introduceert gelijk een nieuw intranet. Juist vanwege deze integratie was de overstap naar Office 365 snel gemaakt. De implementatie was complex doordat de organisatie uit tachtig vestigingen bestaat. Hoe kun je dan toch iedereen bereiken zodat de overgang naar de moderne werkplek soepel verloopt?

De Baalderborg Groep heeft een intensieve samenwerking met haar IT-partners Previder en Winvision. Samen ontwikkelden zij een moderne werkplek op basis van Office 365 en zorgde Winvision met zijn adoptie-aanpak voor de communicatie en het opleiden van de medewerkers. Het uiteindelijke doel is dat medewerkers van de Baalderborg Groep naar ieders tevredenheid ondersteund worden met een moderne werkplek en ook daadwerkelijk alle mogelijkheden van Office 365 benutten.

Bewustwording als basis

Sarie Lensen, adoptieconsultant bij Winvision, over de eerste stappen bij de Baalderborg Groep: “We hebben interviews met medewerkers gehouden om de wensen en behoeften in kaart te brengen. Dit resulteerde in zeven persona’s: van zorgmedewerker intra- en extramuraal tot stafmedewerker en proces ondersteunende diensten. Per persona weten we wat er op de werkvloer speelt en waar behoefte aan is.” Uit de interviews bleek dat de communicatie over ITvernieuwingen binnen de Baalderborg Groep voor verbetering vatbaar was: “Als de organisatie uit meerdere vestigingen bestaat, weten kleinere locaties vaak niet wat er speelt op IT-gebied. Zij worden nauwelijks betrokken bij vernieuwingen. Die weerstand zorgt voor een negatieve houding terwijl dat helemaal niet nodig is. Op basis van de interviews hebben we een veranderplan opgesteld dat gericht is om de communicatie te verbeteren binnen de gehele organisatie.”

De uitvoering van het veranderplan is inmiddels in volle gang. Samen met de afdeling Marketing & Communicatie informeren de adoptieconsultants de teamleiders over de aanstaande veranderingen en zij presenteren dit op hun beurt aan het eigen team. “Doordat de teamleiders een actieve rol krijgen, merken we dat veel medewerkers weten dat er een verandering aankomt en wat dit hen oplevert. Flyers en korte animatievideo’s ondersteunen dit proces. Zodra de medewerkers goed geïnformeerd zijn over de veranderingen worden ze opgeleid en leren ze met de nieuwe werkplek te werken. De bewustwording creëren is het belangrijkste onderdeel van het proces”, zegt Lensen.

De medewerker staat centraal

De moderne werkplek is nieuw voor medewerkers van de Baalderborg Groep. Vanuit het intranet, de overzichtelijke startpagina van de moderne werkplek, kunnen bedrijfskritische applicaties geopend worden. Kortgeleden vond de testdag plaats en hebben zorgmedewerkers de nieuwe werkplek getest. Alles wat zij normaal gesproken op de computer doen, hebben ze nu op het nieuwe platform gedaan. “Hiermee werd direct inzichtelijk waar verbeteringen mogelijk zijn en waar de ondersteuning vanuit adoptie rekening mee moet houden. De komende tijd testen we de nieuwe werkplek op diverse locaties. Daarna vindt de uitrol gefaseerd plaats en wordt er gekeken naar andere oplossingen die ingezet worden bij de Baalderborg Groep zodat het Office 365 platform optimaal benut wordt. Uiteraard gebeurt dit in kleine stapjes, want: de medewerker staat centraal!”

Referentiecase

Bekijk hieronder de opgemaakte referentiecase: